会务管理系统—产品综述
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作者:欧亨利
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发布时间: 2017-07-12
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为解决企事业单位会务管理中传统人工登记效率低、难管理等问题，公司推出会务管理系统。该系统可通过信息化手段搭建高效会务管理体系，实现会议室及软硬件集中管理、会议预约等功能，支持 PC 端、移动端等多方式预订，能自动通知参会者，与多种终端联动展示信息，支持会议一键服务和设备智能联动控制，还可与其他系统融合应用。此系统适用于多会议室场景，能解决主办方和参会方面临的诸多问题，具备多语言配置、多平台对接等优势，具有统一集中化管理、多终端预约等特点，可助力会议室高效共享，实现智能化服务。
当今社会竞争日益激烈，为了更高效的跨部门协作，企业公司内部需要经常通过会议进行沟通、问题解决以及决策的制定，导致企事业单位内部会议也不断增多，会议信息量也逐渐增大。
同时，大多数企业当前会议室的管理仍处于无系统、零智能、纯人工的人工登记状态。在信息越来越多时，传统“人工登记”时，效率低、不便于管理、容易出错等不足之处日益突显。已约会议室未准时使用，临时会议无法召开，登记字迹潦草难辨，发生事故责任难查等均为会务管理的难题。
为解决以上问题，我公司推出会务管理系统，通过信息化管理手段，搭建出一个高效、便捷和合理的会务管理体系，统一有效的管理会务信息。
产品包含会议室及会议室内软/硬件的集中管理、会议预约、会议签到、会议资料整理等功能。操作者可通过PC端、移动端、触摸屏等多种方式便捷的预订会议室的使用。PC端会议预约方式包括Web网页、OA对接、OutLook对接、Exchange对接等，移动端会议预约方式包括微信公众号、微信企业公众号、钉钉、HTML5等，移动端基于H5可实现与现有自建OA类APP无缝对接。
当会议即将召开、会议变更时，自动对参会者通过邮件、短信、电话、钉钉、微信进行会议通知。系统与各种PAD、智能电视、android一体机等终端设备联动，动态展示会议信息。同时，支持会议一键服务和会议室设备（如：灯光、空调、窗帘、门禁等）智能联动控制。
可以支持与无纸化会议系统、多媒体信息发布系统融合应用，在未来拓展建设无纸化会议室时，无需服务端软硬件重复建设。使用户能够更加方便、快速和高效的完成会务信息的管理。
会务管理系统可用于政府、事业单位、企业单位等具备多个会议室的场景。实现将会议室认定为固定资产，且通过信息化对会议室资产标准化、规范化的使用，进一步提高会议室的使用率、进一步提升企业的整体形象。通过信息化系统的手段，解决主办方、参会方面临的以下问题：
需求沟通：无法与大量参会方人进行需求沟通，难以提供及时服务；
材料管理：纸质会议材料携带、查看不便；会后处理资源浪费；
会议进程：受限会议通知的信息量，会议进程无法完整掌握；
服务质量：有安排变更或需要帮助时难以得到准确消息，难以获得及时服务；
将智能化预订过程引入办公场所，适用于政府、企事业单位、学校、CBD写字楼、产业孵化基地等，解决会议冲突和复杂场景的会议室预订，有助于会议室高效共享，进一步减少管理时间。
会务管理系统具备多语言配置功能，自助研发，可支持客户特定需求的定制开发；
与无纸化会议终端无缝对接，未来拓展无纸化会议室时无需服务端重复采购；
与电话、短信平台、邮件平台、钉钉平台、微信平台均具备功能对接，覆盖日常会议应用场景；
可与公司多媒体信息发布系统、无纸化会议系统、大屏分布式系统融合应用，提供一体化的解决方案；
支持会议室门口通过会议信息显示屏展示会议室全天的会议日程安排；
为会务服务人员单独设置会议服务台软件，监控会议室使用情况；
与门禁联动实现无感签到，与中控联动实现会议室自动化控制，更加有效的进行资源整合，更低成本的享受智能化服务；
统一集中化平台，实现会前、会中、会后的智能一体化管理应用；
提供可视化设计工具，使会议显示屏的显示内容具有无限可能，同时支持定制化服务；
会议参会通知支持电话、短信、邮件、钉钉、微信多渠道；
